電子郵件禮儀

大部分的人都深知第一印象很重要，也在上面下了許多功夫，其實書信部分也是如此。這篇文章不著墨在中英文二者之間所產生的語意誤差，只就信件禮儀上常見的謬誤予以列舉。

一。怪異的電子郵件帳號

姓名拼音或是英文別名常是建立郵件帳號的首選，但也常常遇到帳戶已有人註冊的窘境。這時候就會加入和自己相關的數字或符號來提高註冊成功率。例如：Michael0911223344@ 或是I-am-jimmy@這樣的組合。在https://yubujskahsiao.medium.com/履歷常見錯誤1-be654fe4d6d8 這篇文章中有提到這類組合的風險，除此之外，也想得不夠專業。以個人電子郵件帳號為例，可採用名字＋姓氏這個公式比較務實可行。例如：Siyang.chen@或是chen-si-yang@這樣的組合。

二。信件標題須明確到位

標題有兩個重點：說明此信件的內容以及所需要的行動，不可太過模糊不清楚。字數的部分也盡量力求簡單明嘹，避免產生疑義和解讀差異。這原則也適用在後續的信件回覆中，在標題前[後]方加上括號強調需求就行。例如：「定稿回傳」軟體工程師職缺履歷編修。

三。一個標題討論一個話題

在回復郵件時，只討論與標題有關的的話題，這樣比較不縙產生疑義，也比較容易在信件群裡，找到回覆過的訊息。這對於在商務面談中，需要及時解答客戶的疑問和找到相關資訊時很有幫助，也不至於慌亂無頭緒。

四。得當的問候

書信中的稱謂最大的差異為：英文不以行政職位作為稱謂，而中文則常見。例如：王經理，陳總，林課長等 英文裡全部使用Mr.來稱呼男士就可以。不過常會有觀眾發問直接寫陳先生作為信件的起手式，感覺少了些什麼？書信禮儀好像沒掌握好？除了常見的hi, dear 之外，我最常用的是日常問候good morning, good afternoon Mr. Chen 作為信件的稱謂，無痛書寫且不管什麼情境都不失禮的開頭。

五。回信的時機

如果你也聽過看對方回信的時間點可以推測出這個人對工作的上心與否這樣的說法，可以試著把文化這個元素也一並考量進去。不同國家的商業辦公模式會把信件往返的時間從幾日拉到幾週，回信速度等於積極度這樣的說法不見得成立。再來就是和負責職務有關聯，業務人員可能一天內需要往返多封信件，而測試人員可能需要多天才有辦法整理出有效數據進而回信。有些時候如果您需要多一點時間思考某個問題，又怕對方久候？也可去信時表示 I need more time to look into it, and you can expect my next letter before this Friday. 我需要多一點時間思考，會在本週五前回覆您。

六。謹慎的使用對不起

「不好意思，沒在第一時間回覆您。。。」「對不起，工作耽擱了，以至於回覆的晚。。。」中文常見的客套在英文裡容易被解讀成缺少管理能力，如果信件內容牽涉到責任歸屬，很容易被解讀為默認錯誤。例如：對於您在使用過程中出現的意外，我們深感抱歉。。。這樣的語句極有可能在後續的責任釐清上造成某些程度的困擾。

七。降低「我」句的頻率

這個部分對中文使用者來說是很個不小的挑戰。第一人稱的句型在中文裡有著舉足輕重的角色，想想看10句的自我介紹中有幾句是「我」引導出的句子？應該就能感受到自己的訝異吧！捨棄這樣的句型，儘量把討論的事件當主詞，能有效地引導對方專注於事件上，而不是個人。

八。正面思維

這是另一個對中文母語者不是很友善的部分。在陳述否定時我們會直覺式使用否定句。例如：我可能無法完成 I’m afraid I can’t do that. 可以試著使用 I’m afraid I can only do very little. 在心理層面上會產生更多正向對話。

少了面對面的接觸，電子郵件產生的第一印象決定大部分的互動，以上的幾個要點，可以讓你的郵件訊息簡單且清楚，擺脫一些常見的錯誤。