電子郵件的10個書寫原則
- 利用主旨抓住注意力
主旨欄盡量控制在8個單字之內 ，應準確傳達電子郵件的內容，以便收件人在無需打開閱讀的狀況下就能優先考慮電子郵件的重要性。
2. 更新主旨欄
對於交辦事項類型的信件來說，主題更新是個比較有效率的嘗試。前幾天，我發了一封郵件請班上同學填表後回傳，並要求回覆時於主題後方打上自己的名字。這樣的主題更新，我可以再不打開信件，打開附件的狀況下，初步的掌握作業進度，無需查看回信的郵箱地址。
3. 管理你的情緒
與收件者的關係不應該影響到商務郵件中的稱謂，也不建議過度的親暱。另外，適度的放鬆口氣，可以增進書信的愉悅和彼此的關係。但是沒有正確的語氣或是面部表情，幽默感很容易在翻譯中迷失，專業的交流中，除非你非常了解收件者，否則，在幽默給的發揮上也請謹慎，並且把文化背景也考量進去。
4. 不要寄給所有人
這是容易被忽略的信件禮儀，傳送附件多是想要收到信件者也能夠同步獲得最新的訊息。可是也有可能造成「重複」，「混亂」這二個困擾。因為不夠具體，特別是有多位附件者的狀況下，他們不確定誰該負責，也因為責任線沒有明確劃分，許多時候會浪費很多的精力在後續的解釋上。
5. 避免縮寫字
原因顯而易見，除了常見的幾個外，不見得每個人都理解你的縮寫。
6. 後續追蹤
後續的信件並沒有太大的既定格式，只要維持一個原則“簡短，中壢”就可以，主要的目的還是在讓對方知道你在跟進。
7. 適時使用電話
不熟悉對方的狀況下，書信文字提供了思考的時間，可以有比較謹慎的交流。但有些況狀，電話能夠達到更到位的溝通，例如：道歉，發問或請求對方協助和需要做解釋的時候。
8. 即時回覆
網路通訊的時代，讓電子郵件的回覆時間變得更為重要，即時性樹立了一個標準，表現出對於對方的關心程度和自己認真的程度。不過，回信的速度不見得一定是越快越好，需要考量到這幾個狀況：郵件對發件人的緊急程度？發件人對你的期望值？有些資訊需要花費相當的時間彙整，才能有對應期望值的產出。
也可以折衷自己擬訂出一個回信時間分類，把信件分為：內部信件，對外銷售，客戶服務等等，協助自己在回覆信件的步調上更為從容。
9. 調整風格
語氣可以影響感知，口說如此，書面文字也沒有不同。書寫時應當適時地停下來思考一下您要傳達的語氣類型，可以精準地傳達你想要的信息，也讓接收者完整的了解你要表達的內容。
10. 編輯
中文的書寫習慣，常常會套用在英文的電子書信中，造成過度或是不必要的解釋，這些以禮貌為出發點的撰述，在不同文化背景的收件人理解中，很多時候會被認為是過度的贅詞和偏題。建議一開始就切入要點，如有其他訊息要說，請另加一段詳述細節。
