職場英文力-有效溝通，避免職場誤會

在職場使用英文當媒介時，不免會對語言造成的疏離感和誤解感到心慌，多次嘗試調整卻偶有過與不及。下列的三個原則提供一個溝通時的大方向，協助使用者能在第一時間自我提醒並調整。

1. 禮貌原則：請，不好意思，麻煩，這幾個文字組合常被使用在避免因為表達方式不得體以及文化背景的差異造成的誤解上，不過過度的使用也很容易招致反效果。treat others the way you would like to be treated 能協助你在拿捏尺度上避免失誤。接下來，我們可以從四個細節去執行：
2. 回覆訊息，不同的職場領域皆有屬於自己的訊息回覆時間默契，大部分的產業裡，盡量在24小時內回覆訊息，如果真的無法執行，也盡可能在回覆時稍稍致意。若是因為連假，國定假日或是個人假期等因素，可以善用自動回覆的功能，避免對方過度等待，產生誤解。
3. 重視對方的回饋。收到回饋時，不論好壞都需要適當的回覆。例如：當同事建議你在文章末端標注部門時。。。如果你認同這樣的做法，可以直接的回覆對方 “sure! Will do” 或是 “okay, got it” 簡單又直接。不過，如果你不認同，當然也可以藉由這些句子“I’m not sure this makes sense”, “ how would we benefit from doing that”? 做適當的表達
4. 適當的時間觀念。確實有些國家對於守時沒有過分的要求，不過在商務場合中，準時除了讓時間的運用更有效率外，也展現出你在意及尊重對方特別撥出的時間。
5. 斟酌使用第二人稱的句子。這個狀況最容易發生在接收指令後出現不預期的負面場景中。我們來看一下這些句子帶來的感受：

You told me not to do so

We agreed not to do so

You forgot to add the details…

It appears some of the details are missing…

I’m in the meeting room. Where are you?

I’m all set and waiting in the meeting room. Feel free to come when you’re ready.

2. 適當的詢問對方感受和意見：這是很容易被忽略不過適當使用也是絕對加分的溝通密器。協助職場關係更近一步，也有助於快速地提升專業能力。這個習慣的建立不難，花點心思就可以。

I’d love to have your input on the talk I shred, all opinions are welcome!

I have an idea to do …, how do you feel about it? I need to hear your perspective.

Email me your thoughts [drop your thoughts in the chat] on the talk I gave earlier, I would really appreciate your feedback!

3. 給予說明。請別人協助或者需要某些資訊時，盡可能地說明其動機，能有助於團隊間信任度的建立，也讓溝通少了一層猜測，更為透明。

Could you share login details with Tim so that we could start building the presentation.

Let’s hold an additional review meeting to get on the same page.

上述溝通原則，並不侷限在英文的使用上，會特別使用英文舉例無非是觀察到使用者一但發現過度拘謹的用字造成疏離感時，會迫切地更換說話口吻; 採用比較親暱的用語和用字去制衡。但往往操作不當的狀況下，造成之後的自我檢討和溝通挫折。敬祝學習愉快