視訊會議狀況及預防

在家開會雖然輕鬆,不過遇到問題也只能自己學著排除.如果你跟我一樣, 除了重新開機其他都不會的假科技人. 做好以下準備, 能讓在家辦公也保有專業度.

1. 頻寬問題: 會影響到開會品質以及下載速度 如果你跟我一樣 開會期間可以把 損耗頻寬的影音遊戲以及其他不使用的軟體暫時關閉 加上現在多數人使用wifi 作為網路來源 也可在會議期間請其他人先讓出優先使用權
2. 手邊準備好會議相關資料：我使用的筆電能夠同時顯示二個 各別運作的視窗 不需切換 我會把會議相關的所有資訊先在第二視窗中打開 ．會議期間如果需要就不需要特別請對方稍等切換視窗傳送 在說話的同時就能夠同步處理資訊
3. 如果你是會議主持人請準備備案：我曾遇過300人的跨國視訊會議YouTube同步轉播的那種 會議開始10分鐘主持人的畫面就定格了 技術團隊在台灣 排除障礙需要時間幸好開會前一天我們先討論出可能會遇到狀況以及對應備案 在第一時間由預備的第二人主持會議 議程繼續
4. 測試：大部分的會議軟體都能先開啟會議準備 這時可以測試音量大小,音質. 鏡頭的清晰度和寬廣 背景燈光的明暗等等 確實調整到最適合狀況能避免之後許多窘境的發生
5. 議程明確, 時間掌握精確 ：群族會議時 多少會有參與者因為參與度較低分心 若為會議主持人要能清楚知道誰是重點參與者 「特別是會議ID使用電子信箱或是暱稱的一時之間很難對應連結 」討論的內容為何 重述討論結果不用預留發問時間
6. 空間界線：記得鎖門！你不會希望會議進行中家人闖入鏡頭 寵物跳到桌面上 或是有包裹需要簽收

在家工作比較愜意不過也讓生活和工作的界線變得模糊 特別是在平時放鬆的家中環境 很容易撞既基本的禮儀. 事先的演練和以上的準備能讓視訊會議更有效率